BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM): O que você precisa sobre essa disciplina para alavancar sua carreira

Estudar BPM é um passo para alavancar a carreira seja você empresário, funcionário ou servidor público.

Esse artigo não é um guia de carreiras, mas o simples fato de conhecer desse tema poderá transformar a sua forma de enxergar as coisas, principalmente as atividades que você desempenha diariamente.

BPM significa Business Process Management, traduzindo para o velho e bom português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

Em um certo momento da minha carreira, senti uma certa estagnação e falta de propósito no que estava fazendo. Foi quando tive a oportunidade de participar de um projeto que utilizava a visão de processos de negócio para desenvolvimento de um software (programa de computador).

Foi quando iniciei meus primeiros passos e também quando vieram as primeiras dificuldades. Não encontrava um repositório confiável que pudesse me guiar e orientar na aplicação dos conceitos dessa disciplina.

Atualmente o tema está muito mais difundido e temos excelentes referências em sites, livros, podcast e por aí vai.

A meu intensão aqui é reuni o que você precisa saber sobre o tema em uma visão geral, para depois aprofundar seus estudos e se especializar cada vez mais no assunto. Esse post não é exaustivo, mas te dará uma visão sobre:

• O que de fato é BPM?
• Como BPM se aplica no nosso dia a dia?
• Quem precisa aprender sobre o assunto?
• Quais os benefícios da aplicação dessa disciplina nas organizações?
• Quais os impactos BPM causa nas organizações?
• Preciso me tornar um especialista para aplicar esses conceitos?
• Se eu quiser aplicar esses conceitos por onde começo?

Essas são perguntas essenciais para todo e qualquer profissional que queira se beneficiar das práticas de BPM, atuando como profissional da área ou apenas utilizando os princípios, técnicas e ferramentas para alavancar resultados independente do seu ramo de negócios ou formação acadêmica.

Se você quer definitivamente entender desse assunto, continue lendo esse artigo até o final.

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O QUE DE FATO É BPM?

Se eu fosse perguntar ao meu tio que é policial o que significa BPM, certamente ele diria: Batalhão da Polícia militar.

Se eu perguntar para minha esposa que é da área de saúde provavelmente ela dirá que BPM está ligado ao coração e significa: Batimentos por minuto.

Por isso, é importante esclarecer dentro da área de gestão, o que significa gerenciar processos de negócio. Esse será o significado de BPM para nós daqui para frente.

Quem me conhece sabe que gosto de simplificar o entendimento de conceitos de forma que a explanação fique mais clara possível. Em artigos como esse é inevitável trazer alguns conceitos mais formais até mesmo para dar respaldo ao desenvolvimento do conteúdo.

Diante disso, quero mostrar brevemente a você, alguns conceitos de renomados autores sobre Processos de Negócio.

É claro que temos mais uma diversidade de autores que exploram o tema tais como: Jeston e Nelis, Rummler e Branche, o brasileiro Gart Capote, dentre outros.

Pode parecer que não há um consenso na comunidade, porém percebemos que a essência é a mesma.

Para afinarmos nosso discurso, vou tomar a liberdade de “padronizar” esse discurso através do Corpo Comum de Conhecimento, o BPM CBOK.  

Esse guia tem como propósito trazer uma linguagem comum para comunidade de processos e contém as definições mais aceitas e utilizadas pelos profissionais de processos em todo o mundo. Atualmente é a principal referência no tema.

Resumo da ópera:

“Processo de Negócio é um conjunto de atividades relacionadas que tem o propósito de gerar valor”

Quando falamos em gerenciar processos, estamos nos referindo à uma nova forma de visualizar as operações de negócio que vão além de estruturas funcionais tradicionais.

Paramos de olhar uma área isoladamente e começamos a promover uma visão interfuncional em nome de um resultado compartilhado e alinhado às estratégias da organização.

Segundo o BPM CBOK 3.0:

“Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos da organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. ”

BPM busca entregar melhores produtos e serviços, com maior eficiência e eficácia, cada vez com menos defeitos e desperdícios, atendendo da melhor forma as demandas de um mundo em transformação.

Com certeza existem mais conceitos sobre esse tema, no entanto, prefiro falar mais detalhadamente sobre eles em outros artigos. Abaixo alguns deles que será abordados:

• Modelagem de processos utilizando a notação BPMN e EPC
• Tecnologias de apoio como os famosos BMNSs (Bizagi, Intalio, Bonita e etc.)
• Metodologias para implementação de BPM
• Inovação em processos (Design Thinking, Gamification, Canvas, etc.)
• Experiência do Cliente
• Projetos x Processos
• E muito mais…

Pronto! Essa é a parte formal que precisamos saber e que nos dará embasamento para prosseguir na evolução do entendimento dos principais pontos do tema.

COMO BPM SE APLICA NO NOSSO DIA A DIA?

Atualmente o meio mais fácil e rápido de se comprar uma passagem área é por meio do site da companhia ou sites de reservas com esse propósito. O exemplo que quero mostrar aqui é o de Check-in online. Você já utilizou esse serviço?

Lembro que no início da sua implantação, o único propósito no meu entendimento era garantir seu lugar na aeronave. Falo isso pois ao chegar no aeroporto, eu pegava a mesma fila que era utilizada por todos os passageiros, mesmo ele tendo feito o check-in ou não. Daí eu me perguntava: Qual o propósito disso? Que otimização foi aplicada aqui? Vale a pena eu “perder” tempo utilizando esse serviço?

Esse foi apenas um exemplo do impacto de processos mal estruturados tem na vida de milhares de pessoas.

Hoje tenho que dar o crédito pois esse serviço melhorou muito em alguns aeroportos. Atualmente para quem faz o check-in online, já é possível encontrar filas divididas em: Check-in convencional, Check-in online, Despacho de bagagens e etc.

São melhorias no processo que visa o aumento da qualidade no atendimento e que trazem benefícios tanto para empresa quanto para os clientes.

Esse é apenas um exemplo da importância de as organizações terem seus processos estruturados, otimizados e controlados para aumento da eficiência operacional e com foco na entrega de uma experiência de valor para seus clientes.

Você conhece algum caso parecido? Poderíamos passar horas aqui falando, demonstrando exemplos dessa natureza, mas pro hora é importante saber que:

“Todo produto ou serviço que consumimos, são entregues por meio de processos.”

QUEM PRECISA APRENDER SOBRE O ASSUNTO?

Não só Raimundo Nonato, mas as TODAS as pessoas!

Se você exerce uma profissão, muito provavelmente realiza atividades diárias para produzir os resultados do seu trabalho. Essas atividades naturalmente fazem parte de algum processo dentro da organização e contribuem para o atingimento de metas e realização da missão (pelo menos assim deveria ser).

Conhecer O QUE, ONDE, QUANDO, POR QUE, COMO E POR QUEM esse trabalho é realizado, é o caminho para uma boa gestão da operação alinhada aos objetivos do negócio.

Estou há alguns anos exercendo a atividade de professor em universidades, cursos livres e in company e sempre me deparo com vários profissionais das mais diversas áreas: administração, tecnologia, saúde, jurídica, recursos humanos ou capital humano, publicidade, dentre muitos outros e isso é excelente.

É uma indicação de que os profissionais que estão diretamente ligados às iniciativas de melhoria/ transformação de processos ou simplesmente são afetados pela execução do dia a dia, entenderam a importância do assunto para a busca de melhores resultados tanto no lado profissional quanto no lado pessoal.

E se você atualmente por algum motivo, não exerce nenhuma atividade profissional, saiba que diariamente participa de processos corriqueiros desenhados especialmente para você. Sabe quando você vai fazer compras no supermercado e encontra filas segmentadas por tipo de cliente? Então, alguém pensou nesse modelo de atendimento. Você concorda com ele? Quando você liga no suporte da sua TV a cabo, antes você seleciona a opção que mais lhe atende, só depois disso você é transferido para um atendente.

Esses são exemplos simples de que você participa de processos definido por empresas para te entregar um produto ou serviço. Me responde se você executa o processo abaixo pela manhã quando acorda:

Talvez não nessa mesma ordem e nem todas as atividades descritas, mas eis aqui um breve exemplo de que nossa vida está inteiramente ligada à processos.

Gosto da frase de William Edwards Deming, um norte-americano que ajudou na reconstrução do Japão no pós-guerra, que diz o seguinte:

Isso resume a importância que devemos dar ao tema.

QUAIS OS BENEFÍCIOS E IMPACTOS QUE BPM PODE CAUSAR NAS ORGANIZAÇÕES?

Não sei se você está percebendo mais o mundo está mudando em uma velocidade as vezes assustadora. Isso tudo porque os clientes estão mudando e a tecnologia está avançando.

Meu filho mexe mais rápido no tablet do que eu e você juntos. Esse é o novo consumidor. Não estou falando aqui de futurismo, estou falando de hoje, 2017.

A necessidade que as empresas têm de responder a um mercado cada vez mais exigente e veloz, nos levam a cuidar com mais atenção dos negócios que operamos. Michael Hammer considerado o pai da reengenharia, juntamente com Lisa Hershman, escreveram um livro que apenas o título já resume o que estamos falando aqui. O livro se chama: Mais rápido, barato e melhor. Recomendo fortemente essa leitura.

No entanto, faço questão de ressaltar um ponto aqui. Para eu adicionar valor ao meu negócio ou simplesmente inovar é preciso saber COMO as coisas acontecem, concorda?

Com base nisso é possível a organização por exemplo, conduzir iniciativas para:

• Aumentar sua produtividade;
• Entregar um produto ou serviço com qualidade adequada e aderente às necessidades reais dos clientes;
• Reduzir custos e otimizar a operação;
• Diminuir defeitos e eliminar desperdícios;
• Valorizar seus colaboradores;
• Dentre muitos outros.

Esses são benefícios reais alcançados com as práticas de BPM.

SE EU QUISER APLICAR ESSES CONCEITOS POR ONDE EU COMEÇO?

Acho que nesse momento é importante fazer uma distinção. Existe o profissional que quer seguir a carreira de analista de processos, esse é o nome em geral dado para essa função. Mas também existem profissionais que querem apenas se beneficiar das práticas de BPM,. Nesse caso temos duas opções:

Quero seguir a carreira como Analista de Processos

DICA nº 1 – Estude e se prepare.

Não adianta você querer pular etapas e já começar a conduzir uma iniciativa de processos. É preciso um mínimo de embasamento teórico aliado a um método estruturado para que tenha condições de chegar a um resultado positivo.

Um bom início é a leitura do BPM CBOK 3.0 para alinhamento conceitual. Como falei antes, ele é o principal guia nesse assunto, e vai te mostrar dentro das nove áreas de conhecimento, o que você realmente precisa saber para aplicação correta das técnicas e ferramentas em seus projetos.

Apenas um alerta aqui: Esse guia como o próprio nome diz, não exauri toda a disciplina e nem vai te trazer um método passo a passo para condução de uma iniciativa. Ele tem o propósito de identificar e fornecer uma visão geral das áreas de conhecimento necessárias para prática BPM.

Sobre metodologia estruturada conversaremos em um outro artigo.

Para te ajudar um pouco mais, estou disponibilizando um documento em que reuni alguns livros que julgo interessantes e que me ajudaram muito nessa caminhada. Baixe aqui.

DICA nº 2 – Escolha seus mentores

Engana-se aquele que acha que é só ler livros, fazer alguns cursos e por fim seguir carreira solo. Vai aqui um provérbio africano já bastante conhecido e extremamente pertinente para esse momento:

Foi assim que comecei minha carreira e é assim que continuo até hoje. Seus mentores podem ser pessoas com mais tempo de estrada e que pode te orientar no dia a dia. Podem ser autores de livros que você admira, blogs que você segue, enfim… alguém que você pode recorrer sempre que necessário.

Em outros artigos vou detalhar um pouco mais sobre essa carreira e quem sabe assim te ajudar a trilhar esse caminho, caso assim desejar.

Quero apenas me beneficiar das práticas de BPM

Ainda não falei aqui sobre modelagem de processos e como utilizar a notação BPMN para expressar de forma gráfica seus processos. Estou preparando um e-book para mostrar de forma simples os primeiros passos para qualquer pessoa que queira colocar em prática esses conceitos. Por hora posso te dar duas dicas aqui:

 DICA nº 1 – Entenda os processos em que trabalha

Essa pode ser uma atitude tímida, mas nada melhor do que começar por onde você já conhece. Talvez suas atividades ainda não estejam documentadas e muito menos são conhecidas pela organização. Documentar essas atividades de preferência de forma gráfica ajudará na compreensão de como as coisas acontecem e se são executadas da melhor forma. A figura abaixo mostra algumas informações relevantes a serem levantadas para cada processo.

A partir das informações levantadas conforme figura acima, o próximo passo é detalhar o fluxo para o entendimento detalhado do seu funcionamento.

DICA nº 2 – Faça uma reflexão sobre as informações coletadas

Depois das informações coletadas, pergunte para você mesmo:

• Essas atividades fazem sentido acontecerem da forma como estão descritas?
• Existem atividades duplicadas ou sendo executadas de forma equivocada?
• Tem algum ponto onde posso melhorar de forma rápida e que cause um impacto imediato?

Se nesse momento você já conseguir fazer proposições de melhorias ótimo. Esse é o caminho.

DICA nº 3 – Divulgue o resultado ao seu gestor

O simples fato de você se preocupar com essas questões e buscar uma solução que traga maior eficiência no trabalho e resultados positivos para a organização, com certeza você ganhará alguns pontos e causará uma boa impressão.

Talvez esse seja um início para um upgrade na sua carreira. Aconteceu exatamente assim comigo!

Pode parecer um pouco superficial o que estou dizendo aqui, mas ao colocar em prática esses pequenos passos, você estará iniciando uma jornada rumo a transformação de processos em busca de melhores resultados para organização alinhado à sua valorização profissional.

Vou encerrando por aqui pois esse artigo está ficando um pouco longo e não quero consar você. Tem muito conteúdo para partilharmos em outro post.

Cadastre-se na minha lista de e-mail e deixa eu te ajudar nessa caminhada. Comigo foi assim e quero poder retribuir tudo que aprendi com pessoas maravilhosas e ainda estou aprendendo sobre esse tema fascinante e tão presente em nossas vidas.

Espero ter ajudado.