BPMN – Business Process Model and Notation. No início dos meus estudos nessa importante notação, que hoje sem dúvida nenhuma é a notação mais difundida e poderosa quando o assunto é modelagem de processos de negócio, as seguintes dúvidas sempre vinham na minha mente: Não sei se essas são as mesmas dúvidas que você tem sobre o assunto. No entanto, muitas vezes esse tema é apresentado como um bicho de sete cabeças. Antes de prosseguirmos na explicação dos tópicos mais relevantes sobre a notação, olha que que dado estatístico interessante sobre a elaboração de fluxos de processos utilizando a notação BPMN apresentado pela Stevens (Institute os technology the innovation university). Nesse estudo apresentado pela Stevens, constatou-se que cerca de 75% dos fluxos elaborados utilizando a notação BPMN, foram utilizados por volta de 10% dos elementos da notação. Você acredita nisso? Isso quer dizer ou é um forte indício de que você não precisa se matar e estudar toda a notação para começar a se beneficiar. Que tal aprender quais são esses elementos essenciais e começar agora a apresentar resultados concretos? Se esse assunto te interessa, continue lendo esse artigo e aprenda de forma definitiva o essencial dessa poderosa notação que resolverá a maioria das situações. Só mais uma coisa: Vou falar mais sobre essa pesquisa logo abaixo e responder todas as perguntas dos tópicos acima, ok? Então vamos em frente. O que é BPMN? De onde surgiu? Para que serve? DE ONDE SURGIU A NOTAÇÃO BPMN? Eis aqui um fato muito interessante sobre como surgiu a necessidade de se ter uma notação padrão para modelagem de processos. A ideia de se representar graficamente fluxos de processo ou meramente atividades, foi popularizado pelos famosos fluxogramas, lembra dele? Até hoje é utilizado em algumas empresas. Acontece que apesar de ser de fácil compreensão, os fluxogramas são baseados em um conjunto simples de símbolos e que não conseguem representar toda a lógica de processos das organizações. Além do mais, seu propósito não era especificamente processos de negócio. Em outro artigo falarei mais sobre os fluxogramas e outros diferentes tipos de notações. Com base nisso, vários fornecedores de ferramentas de modelagem, detinham suas “próprias” notações, isso entre as décadas de 90 e 2000. Qual era o grande problema disso? Essa grande diversidade de notações, gerava inúmeras dificuldades para as pessoas no entendimento dos modelos, bem como o intercâmbio entre ferramentas. Ou seja, caos total. Qual a melhor solução para essa situação? Os fabricantes então notaram que algo precisava ser feito pois estava em jogo o futuro da disciplina BPM quando o assunto era modelagem de processos. Foi quando em 2001, um grupo formado por um consórcio de 35 organizações, tanto públicas quanto privadas, e ainda por profissionais da área, chamado Business Process Management Initiative (BPMI), foi criado para elaboração de uma notação para modelagem de processos de negócio pronta para uso por analistas de negócio, desenvolvedores de sistemas e pessoal da camada de gestão. Assim a BPMN foi criada. Para que você entenda um pouco mais sobre essa cronologia, apresento a figura abaixo: O QUE É A NOTAÇÃO BPMN? Por muito tempo a notação se sustentou na versão 1.2, onde significava: “Business Process Modeling Notation ou Notação para Modelagem de Processos de Negócio” A especificação dessa versão da notação, tinha basicamente o objetivo de descrever a semântica visual do conjunto de elementos que podiam ser utilizados para criação do chamado Business Process Diagram (BPD), em português, Diagrama de Processo de Negócio. Caso queira ter acesso à essa documentação basta acessar esse link: Especificação BPMN 1.2 Apartir de 2009 a OMG (Object Management Group) percebeu que a notação precisava não só de uma formalização de como os elementos deveriam ser interpretados ou utilizados graficamente, mas também definir um nível de aderência para as ferramentas que implementam a notação. Dada essa necessidade, um grupo de trabalho coletou entre 2009 e 2011 uma série de sugestões e incorporou várias delas à notação, que foi para versão 2.0 e passou a se chamar: “Business Process Model and Notation ” Por conta dessas novas definições, a especificação técnica deu um salto. Veja a figura abaixo: Se você quiser ter acesso à essa documentação basta acessar esse link: Especificação BPMN 2.0 Daí vem a pergunta: Preciso ler toda a especificação técnica para começar a utilizar a notação? A resposta é NÃO. Vamos ver mais a frente porque estou falando isso. Segue abaixo um exemplo da forma mais conhecida na representação de um processo utilizando alguns elementos da notação. Obs.: Originalmente a especificação é toda em preto e branco. Os elementos coloridos no diagrama acima server apenas para melhorar o entendimento e leitura do fluxo. PARA QUE SERVE A NOTAÇÃO BPMN? Para finalizar esse bloco conceitual, é importante deixar claro o que é e o que não é BPMN. Então vamos lá… BPMN não é uma metodologia BPMN não é uma ferramenta BPMN não é uma linguagem de programação BPMN não é utilizada para desenhar: BPMN serve para modelar processos de negócio. Vamos falar um pouco sobre a estrutura básica da notação? QUAL A ESTRUTURA DA NOTAÇÃO BPMN E QUAIS SEUS ELEMENTOS? Antes de eu te mostrar as categorias dos elementos e a estrutura da notação, é importante falar antes dos 3 tipos de diagramas existentes na BPMN. Falo isso pois a maioria das pessoas só conhecem 1 tipo. Vamos conhece-los então? TIPOS DE DIAGRAMAS BPMN 2.0 1 – PROCESSO / ORQUESTRAÇÃO Esse é o tipo de diagrama mais conhecido no mercado. Objetivo: Mostrar a relação entre as atividades, eventos e todos os outros elementos de apoio para compreensão do fluxo do processo. 2 – COLABORAÇÃO E CONVERSAÇÃO Objetivo: Mostrar a comunicação entre entidades envolvidas em um processo. 3 – COREOGRAFIA Objetivo: Mostrar a sequência ordenada de troca de mensagens em processos B2B (Business to Business) Para não nos alongarmos muito, nesse artigo falaremos sobre os elementos do diagrama de processo/orquestração, ok? Em outro momento detalho um pouco mais sobre os outros dois tipos. Então vamos lá… ELEMENTOS DO DIAGRAMA

Estamos vivendo em um mundo em plena transformação. A sociedade, a economia e a política vivem um momento de ruptura histórica, puxado por movimentos globais que geram incertezas e insatisfação. Isso de certa forma tem levado as organizações públicas e privadas a pensaram tanto em como entregar melhores produtos e serviços da seguinte maneira: Através de maior eficiência e eficácia, cada vez com menos defeitos e desperdícios, atendendo de forma ágil e efetiva as expectativas dos clientes e de forma cada vez mais sustentável em âmbitos por exemplo: social, econômico e ecológico. Isso é quase uma regra para aquelas que desejam sobreviver. Através desse artigo quero mostrar os 7 passos para uma transformação de sucesso. Esse é o caminho que tenho encontrado para implementar transformações de alto impacto e com grande relevância nas organizações por onde tenho passado. Mas eu já te adianto. Esse processo não pode ser demorado, caso contrário, o que você irá propor pode não fazer mais sentido quando chegar a hora da implementação. Esse assunto te interessa? Então fique comigo que você aprenderá um método que poderá mudar os resultados da organização em que você faz parte. Então vamos lá… Antes de prosseguir no método, deixa eu falar de duas premissas importantes para esse trabalho: Vamos entender um pouco melhor esses dois pontos. PREMISSAS DA TRANSFORMAÇÃO Antes de mostrar o método, julgo necessário uma breve contextualização. Não quero nesse artigo detalhar a parte de gestão de projetos, priorização de processos, gestão estratégica, dentre outros. Podemos falar desses temas em outro momento. No entanto, para que o método a ser apresentado tenha seu resultado potencializado, creio ser importante: 1 – Ao selecionar o processo a ser trabalhado, identificar em que objetivo estratégico ou diretriz da organização ele está ligado. Eu posso naturalmente melhorar/transformar um processo sem que ele esteja conectado a nenhuma diretriz, isto é fato. Acontece que se eu conseguir “linkar” esse processo a um objetivo que a organização esteja querendo atingir, meu trabalho ganha muito mais sentido. Saber que para atingir tal objetivo eu tenho que trabalhar determinado processo, traz um fundamento sólido na iniciativa. Busque sempre isso. 2 – Importante ter uma visão interfuncional do processo. Muitas vezes os processos são trabalhados de forma isolada para não dizer de forma departamental. Isso viola totalmente as regras quando falamos da disciplina BPM. Ao se adotar a prática de olhar apenas para o departamento, você perderá informações importantes tais como: De onde vem o documento ou a informação que preciso para iniciar meu processo? Está de forma adequada? Qual impacto desse trabalho no contexto geral da organização? E por aí vai… Resumindo, preciso saber qual o contexto do processo que estou trabalhando. PRINCÍPIOS PARA UMA BOA TRANSFORMAÇÃO Brevemente falando e apenas para ajudar nossa visão de resultado do projeto, compartilho aqui alguns princípios que na minha opinião são essenciais para uma transformação de sucesso. São eles: Para ficar um pouco mais claro, vamos conhecer em detalhes os 7 passos para um ciclo de transformação de sucesso. PASSO 1: Estabeleça o objetivo da transformação Cada projeto de transformação deve possuir um foco e caminho único para efetividade do resultado. Esse será o grande norte do trabalho. Alguns exemplos são: Ao estabelecer esse direcionador, todo trabalho fará mais sentido e aumenta-se a chance de sucesso. A frase dita no filme “Alice no País das Maravilhas” tem total sentido aqui: “Quando não sabemos para onde ir, qualquer caminho serve” “Quando não sabemos para onde ir, qualquer caminho serve” Por isso antes de começar o desenvolvimento do trabalho lembre-se: Defina o objetivo da transformação. PASSO 2: Conheça o funcionamento do processo atual Imagine que você esteja com dores fortes no joelho. O procedimento normal é procurar um especialista para diagnosticar a causa dessas dores e prescrever um tratamento adequado, correto? Ainda nessa situação, você então vai ao médico buscar o tal tratamento. Ao entrar no consultório, o médico nem olha na sua cara e te receita antidepressivos por achar que isso é invenção da sua cabeça. Faz sentido? Pois é…. A mesma coisa acontece se em uma situação de melhoria/transformação de processos você simplesmente ignorar conhecer a situação atual e começar a propor soluções que não fazem o menor sentido. Não estou falando para você passar meses “entendendo” o processo. O propósito aqui é conhecer o processo de forma que seja possível identificar os principais pontos críticos a serem analisados. PASSO 3: Identifique os principais problemas a serem resolvidos Gosto da frase de Charles Kettering, um inventor e filósofo que diz o seguinte: “Gosto da frase de Charles Kettering, um inventor e filósofo que diz o seguinte:“Um problema exposto com clareza já fica meio resolvido” De fato, todo projeto existe para resolver uma situação específica. Quando um gestor te chama para um projeto dessa natureza, certamente ele te dirá algumas angústias e problemas que vêm enfrentando. O caminho natural é que ele peça ajuda para resolver, essa ou essas situações problemáticas da organização. Aqui eu faço a seguinte ressalva. Existem dois momentos importantes para se levantar esses problemas: Dica: Estabeleça 3 problemas principais a serem resolvidos pelo projeto. Por que isso Ulisses? Esses 3 problemas serão pactuados com o gestor e deverão ser resolvidos durante o projeto. Esse será o seu compromisso e meta. O que fazer com os outros problemas identificados? Na medida do possível, resolva eles também. Isso será o “plus” do projeto. PASSO 4: Estabeleça os ganhos a serem alcançados Esse é um outro ponto muito importante nessa caminhada. Para ficar mais claro, deixa eu explicar um pouco a respeito sobre esse conceito. Ganhos são os diferentes tipos de resultados obtidos com os novos processos implementados. Esses ganhos devem estar alinhados aos resultados esperados e que podem ser em termos financeiros ou não.  Alguns exemplos: Dica: Estabeleça no máximo três ganhos a serem atingidos. Esses ganhos devem estar atrelados aos principais problemas que serão resolvidos e que foram encontrados no passo anterior. PASSO 5: Formule indicadores que mensure os ganhos pretendidos Como saber se o projeto valeu a pena? E os ganhos estabelecidos, foram atingidos? Pois é.… essa é uma parte muito

Estudar BPM é um passo para alavancar a carreira seja você empresário, funcionário ou servidor público. Esse artigo não é um guia de carreiras, mas o simples fato de conhecer desse tema poderá transformar a sua forma de enxergar as coisas, principalmente as atividades que você desempenha diariamente. BPM significa Business Process Management, traduzindo para o velho e bom português, Gerenciamento de Processos de Negócio. Em um certo momento da minha carreira, senti uma certa estagnação e falta de propósito no que estava fazendo. Foi quando tive a oportunidade de participar de um projeto que utilizava a visão de processos de negócio para desenvolvimento de um software (programa de computador). Foi quando iniciei meus primeiros passos e também quando vieram as primeiras dificuldades. Não encontrava um repositório confiável que pudesse me guiar e orientar na aplicação dos conceitos dessa disciplina. Atualmente o tema está muito mais difundido e temos excelentes referências em sites, livros, podcast e por aí vai. A meu intensão aqui é reuni o que você precisa saber sobre o tema em uma visão geral, para depois aprofundar seus estudos e se especializar cada vez mais no assunto. Esse post não é exaustivo, mas te dará uma visão sobre: Essas são perguntas essenciais para todo e qualquer profissional que queira se beneficiar das práticas de BPM, atuando como profissional da área ou apenas utilizando os princípios, técnicas e ferramentas para alavancar resultados independente do seu ramo de negócios ou formação acadêmica. Se você quer definitivamente entender desse assunto, continue lendo esse artigo até o final. Antes de prosseguirmos, não se esqueça de se inscrever na minha lista para receber informações em primeira mão e convidar amigos para participar dessa comunidade. O QUE DE FATO É BPM? Se eu fosse perguntar ao meu tio que é policial o que significa BPM, certamente ele diria: Batalhão da Polícia militar. Se eu perguntar para minha esposa que é da área de saúde provavelmente ela dirá que BPM está ligado ao coração e significa: Batimentos por minuto. Por isso, é importante esclarecer dentro da área de gestão, o que significa gerenciar processos de negócio. Esse será o significado de BPM para nós daqui para frente. Quem me conhece sabe que gosto de simplificar o entendimento de conceitos de forma que a explanação fique mais clara possível. Em artigos como esse é inevitável trazer alguns conceitos mais formais até mesmo para dar respaldo ao desenvolvimento do conteúdo. Diante disso, quero mostrar brevemente a você, alguns conceitos de renomados autores sobre Processos de Negócio. Segundo Hammer e Charmpv no livro “REENGENAHARIA – Revolucionando a Empresa”, processos de negócio significa: “Um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para um consumidor. ” Segundo Thomas H. Davenport, em seu livro “Reengenharia de processos”, processos de negócio é: “Uma ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação. ” Já  para Smith and Fingar, no livro que marcou época sobre o tema, “ Business Process Management the third wave”, diziam o seguinte: “Um conjunto de atividades colaborativas e transacionais coordenadas dinâmica e completamente para entregar valor para o consumidor. ” É claro que temos mais uma diversidade de autores que exploram o tema tais como: Jeston e Nelis, Rummler e Branche, o brasileiro Gart Capote, dentre outros. Pode parecer que não há um consenso na comunidade, porém percebemos que a essência é a mesma. Para afinarmos nosso discurso, vou tomar a liberdade de “padronizar” esse discurso através do Corpo Comum de Conhecimento, o BPM CBOK.   Esse guia tem como propósito trazer uma linguagem comum para comunidade de processos e contém as definições mais aceitas e utilizadas pelos profissionais de processos em todo o mundo. Atualmente é a principal referência no tema. Finalizando o bloco de definições formais, segundo BPM CBOK, que atualmente está na versão 3.0, processo de negócio significa: “Uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados“. Resumo da ópera: “Processo de Negócio é um conjunto de atividades relacionadas que tem o propósito de gerar valor” Quando falamos em gerenciar processos, estamos nos referindo à uma nova forma de visualizar as operações de negócio que vão além de estruturas funcionais tradicionais. Paramos de olhar uma área isoladamente e começamos a promover uma visão interfuncional em nome de um resultado compartilhado e alinhado às estratégias da organização. Segundo o BPM CBOK 3.0: “Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos da organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. ” BPM busca entregar melhores produtos e serviços, com maior eficiência e eficácia, cada vez com menos defeitos e desperdícios, atendendo da melhor forma as demandas de um mundo em transformação. Com certeza existem mais conceitos sobre esse tema, no entanto, prefiro falar mais detalhadamente sobre eles em outros artigos. Abaixo alguns deles que será abordados: Pronto! Essa é a parte formal que precisamos saber e que nos dará embasamento para prosseguir na evolução do entendimento dos principais pontos do tema. COMO BPM SE APLICA NO NOSSO DIA A DIA? Atualmente o meio mais fácil e rápido de se comprar uma passagem área é por meio do site da companhia ou sites de reservas com esse propósito. O exemplo que quero mostrar aqui é o de Check-in online. Você já utilizou esse serviço? Lembro que no início da sua implantação, o único propósito no meu entendimento era garantir seu lugar na aeronave. Falo isso pois ao chegar no aeroporto, eu pegava a mesma fila que era utilizada por todos os passageiros, mesmo ele tendo feito o check-in ou não. Daí eu me perguntava: Qual o propósito disso? Que otimização foi aplicada aqui? Vale a pena eu “perder” tempo utilizando esse serviço? Esse foi apenas um exemplo do impacto de processos mal estruturados tem

Quando você vai ao shopping, supermercado, aeroporto por exemplo, o que você espera do atendimento?